¿Por qué elegir una app de comunicación interna y no seguir usando los emails, los tablones o el whatsapp?

¿Una app de comunicación interna es una herramienta de mensajería instantánea o una intranet? ¿Qué porcentaje de la plantilla aún debe mirar los tablones de anuncios para enterarse de lo que sucede en la empresa?

La comunicación interna en una empresa es un elemento vital para el desarrollo  cultural y motivacional de los empleados. Y ahora más que nunca debido a que el trabajo desde casa se ha implantado como un recurso más después de la pandemia y no podemos olvidarnos más de aquellos que no usan un ordenador en sus tareas diarias.

Es por eso que cada vez es más imprescindible encontrar la solución digital adecuada que permita a las empresas comunicarse de manera ágil y directa con todos sus empleados – no solo los managers- , y cultivar y difundir la  cultura corporativa estén donde estén ubicados los puestos de trabajo. 

Hay diferentes soluciones digitales hoy en día, entre ellas las intranets, las herramientas de mensajería instantánea o el desarrollo de una app propia, o bajo licencia SaaS.

Veamos las principales características, soluciones y carencias de las diferentes alternativas:

Solución mediante una Intranet

Fue el primer canal en aparecer para gestionar la comunicación interna de las empresas, pero es también la opción menos actualizada a las nuevas realidades tanto sociales como tecnológicas.

• • Suele ser una especie de portal para empleados donde encontrar una gran cantidad de información de la empresa.
    
    
  • La principal función es informativa, primando el almacenamiento, sin permitir la colaboración ni participación de los usuarios.
    
    
  • Permite el acceso a información, documentos corporativos y en especial, cualquier información relacionada con RRHH: solicitudes de ausencia, vacaciones, nóminas, etc.
    
    
  • El flujo de información es vertical, desde la empresa hacia los empleados.
    
    
  • Tiene poca accesibilidad al estar diseñados principalmente para los empleados que trabajan en una oficina y que acceden desde el ordenador. Poco uso entre los empleados que no cuentan con ordenador para su trabajo día a día.
    
    
  • El nivel de uso se ha demostrado bajo, ya que los empleados solo se conectan puntualmente cuando necesitan hacer alguno de los trámites que se realizan a través del portal.
    
    
  • Suele tener una implementación y un mantenimiento costoso al ser soluciones a medida y con los años muchos ya han quedado obsoletos.
    

La versión actualizada de esta herramientas serían las plataformas de colaboración empresarial tipo Sharepoint o Google Drive. Pero en este caso, están enfocadas al almacenamiento de información y no a la comunicación interna entre empleados.

Herramientas de mensajería instantánea

En esta categoría encontramos una gran cantidad de alternativas como WhatsApp, Slack, Trello o Microsoft Teams, entre otros, siendo la mayoría de ellas implementadas como una solución temporal con la aparición de la covid19. 

Algunas de estas herramientas como WhatsApp han aparecido por su facilidad de uso e implementación al ser una app de uso habitual entre todos los públicos. Es innegable que consigue llevar a cabo una comunicación instantánea, pero invade la vida privada de los empleados, mezclando su vida personal con su vida laboral en un mismo canal ya saturado de por sí. Por tanto, es una herramienta que no cumple con la seguridad ni privacidad necesaria, tanto desde un punto de vista empresarial como personal.  

Otras herramientas como Slack, Trello o Microsoft Teams tienen otro enfoque que va más allá de la comunicación instantánea. Todas ellas son plataformas de trabajo colaborativas para la gestión del día a día de los empleados e integran chats, llamadas, videollamadas y permiten el intercambio y almacenamiento de documentos. 

Son opciones efectivas para la comunicación operativa entre equipos de trabajo pero no son la opción más adecuada para la comunicación interna corporativa enfocada a difundir la cultura corporativa de la empresa y generar engagement con los empleados. 

Las Apps de comunicación interna

Las aplicaciones de comunicación interna son herramientas para smartphone con numerosas funcionalidades personalizables en base a las necesidades de cada empresa. 

Son sin duda, la opción de presente y futuro más eficaz ya que cada vez más trabajadores son nativos digitales y las aplicaciones móviles son de uso habitual para todas las personas.

Estas apps de comunicación interna pueden ser:

• • App de desarrollo propio: implica largos procesos de definición, diseño, desarrollo e implementación de la solución y, por tanto, elevados costes. Con el tiempo se van quedando obsoletas dado que no suelen ser core business de la empresa y necesitan constantes actualizaciones e inversiones.
    
• • App bajo un modelo SaaS (Software as a Service): Están ya desarrolladas al máximo nivel y solo necesitan una personalización en diseño y en funcionalidades. Los costes dependen del número de usuarios. Siempre están actualizadas a las nuevas versiones  tecnológicas que surgen en el mercado y evolucionan constantemente. Los costes en inversiones de nuevas funcionalidades o actualizaciones están incluidos en los precios, con lo cual las empresas disponen de un producto de gran calidad y numerosas funcionalidades  con unos costes muy asequibles, sin necesidad de disponer de personal especializado en la empresa que realiza las actualizaciones o las mejoras. 

Son en definitiva una red social propia de la empresa que está presente en el bolsillo de todos los empleados y que permite desde lo más sencillo hasta funcionalidades o procesos más complejos de forma fácil y accesible.
En general permiten:

• • Una comunicación bidireccional y también horizontal entre los empleados.
  • Ser informativas pero también colaborativas, permitiendo la participación de todos.
  • Ser un espacio privado para todos los empleados sin ruidos o contenidos externos como en el email ni depender de algoritmos como en otras redes sociales.
  • Con total acceso desde cualquier ubicación o franja horaria.
  • Escalables y de fácil implementación entre el colectivo sin largos y costosos procesos de desarrollo.
  • Centralizar en un único canal toda la información relevante para el empleado.
  • Segmentar las notificaciones y contenidos en base a audiencias o características de los empleados.
  • Fácilmente implementables y evolucionan con el tiempo y las necesidades.

Entonces, ¿qué solución debo elegir?

Tal y como hemos repasado a lo largo del artículo, hay distintas alternativas existentes. Elegir la adecuada dependerá del objetivo y del uso que se quiera dar a la empresa.

Pero lo que parece claro es que una app de comunicación interna como la que ofrece UNIFIT es seguramente la mejor solución si quieres que en tu empresa haya una herramienta de comunicación eficaz que:

• • permita comunicarse con todos los empleados de forma global o segmentada,
  • difunda e inculque la cultura corporativa,
  • fomente la participación e interacción entre ellos,
  • incremente el sentimiento de pertenencia,
  • genere una mejor experiencia y facilite la interacción con los compañeros en su día a día,
  • no excluya a aquellos que por su trabajo no están conectados a ordenadores,
  • y que  al final todo ello repercuta en una mejor productividad y satisfacción de la plantillas de colaboradores.

Si quieres conocer con más detalle nuestra solución para empresas puedes consultar aquí o también puedes solicitar tu demo gratis y probar la app sin compromiso.

Si quieres saber más sobre cómo elegir la mejor herramienta digital, descubre los 8 factores claves que detallamos en el artículo de ¿Por qué es necesaria una app para la comunicación interna de la empresa?